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第十二章 东莞市绿叶社会工作服务中心印章及证书管理制度
来源:东莞市绿叶社会工作服务中心 2013-12-29 14:46:23 浏览次数:1914
第一节 印章的保管
(一)机构印章包括:公章、财务专用章、法定代表人印章、发票专用章等;
(二)机构公章由行政部主任保管;
(三)机构财务专用章、发票专用章由机构财务部主任保管;
(四)机构法定代表人印章,由机构行政部主任保管;
(五)印章应妥善保管,原则上不得带出,若因特殊情况需带出使用的,须经总干事批准后,由印章保管人员或获准人员亲自携带使用,严防丢失;
(六)印章保管人员若遇特殊情况未能履行保管印章的义务,须将印章移交机构或机构指定人员暂为代管和使用印章,并做好交接手续。临时保管人员须履行印章保管人员的职责;
(七)印章存放应有安全防范措施,谨防丢失和盗用。若保管的印章有异常情况,如印章丢失,须立即上报总干事,经总干事核实、报备理事会后,由相关责任人向公安部门报案,并以登报公告形式通知有关单位,声明遗失期间盖有丢失印章的任何文书无效;
(八)对丢失、擅自刻制和使用机构印章的有关人员给予批评教育或通报批评,情节严重的要追究有关责任人和当事人的责任。
第二节 印章的使用与审批
(一)使用印章实行备案登记制度,登记册由机构办公室存档,以便备查;
(二)使用印章实行审批制度,相关负责人须严格按照审批权限执行审批工作,具体审批权限如下:
1、各类合同、协议等重要文件,需盖机构公章和法定代表人印章的,须经行政部审核,由行政部主任或其委托人签批;
2、机构日常事务性办公需要使用印章的,如机构各种证件年检、联系业务往来文件、银行账单签收、税务部门相关文件办理等,须经行政部审核,由行政部主任签批;
3、业务主管部门和其他相关部门需使用机构公章的,须经行政部审核,由行政部主任签批。
 (三)若重要文件需使用印章的,经办人应提交用印审批表,经部门负责人或行政部审阅后,提交需盖印章的文件至行政部加盖公章;
(四)一般文件印章统一用红色印油,特殊文件印章统一用蓝色印油。用印时要字组端正,图形清晰,严格按照印章加盖的方式用印,落款须与印章一致,属代章的应在落款处注明“(代章)”;
(五)严禁在空白介绍信、空白表格、空白便条等材料上加盖印章。严禁非本机构工作人员使用机构印章。

(六)所有需要加盖机构印章的文件资料用印时,必须由申请用印人填写《用印申请表》,由行政部审核,行政部签批后方可用印。合同、协议及意向书用印备案留存时,必须留存一份原件。用印申请表的填写应遵循“一事一批”的原则,同一事项不重复审批。

七)税务报表及为员工个人出具的有关证明文件用印时可以不予备案留存。其它所有用印文件必须备案留存一份。
(八)印章管理人员对机构印章的使用必须严格把关,未经权限领导签批同意,坚决不予用印。对违反规定擅自使用、私刻、丢失公司印章所造成的损失和责任,由印章保管人员承担全部经济和法律责任,必要时公司将依照法律规定给予行政处罚或移送相关司法公司印章、证件管理制度部门追究当事人的法律责任。
(九)印章保管人员为公司涉密人员,其应该保守因职务行为所知悉的包括但不限于机构经营、财务、客户信息等,违反该保密义务泄漏公司机构信息的,机构有权追究其责任。

第三节  证书管理
为加强机构管理制度,确保机构资质、证书使用严谨、规范、合理、特制定本制度。
一、证件种类
1、机构资格证件:《民办非企业单位登记证书(正本)》、《民办非企业单位登记证书(副本)》《税务登记证》、《中华人民共和国组织机构代码证(原件)》、《中华人民共和国组织机构代码证(副本)》等。
2、机构荣誉证书:各类荣誉证书等。
3、机构同工资格证书:各类社工证件(包括复印件)及相关证件等。
4、以后机构取得的各类资质、资格和荣誉证书。
二、证件保管
1、机构证件由行政办公室专人统一管理。
2、建立机构证件登记台帐。记载证件名称、数量、批准时间、批准部门、证书经营范围、有效时间、年检时间。
3、严禁任何人擅自复印机构证件,更不得涂改、出租、出借、伪造、转让或出卖机构证件,违反上述规定者,追究证件管理人员及当事人责任,严肃处理。
三、证件使用及审批
1、建立机构证书借用申请表。

2、机构证书的借用、借出及复印:由借证人填写证书借用申请表。证书管理人员必须在申请表“注明用途、使用范围”,并注明有效期限。任何证件(包含原件及复印件),均需机构领导签字批准后,办公室才予以办理。
3、有关部门借用证件参加年检完毕后,必须交回办公室。证件管理人员负有收回证件之责,如证件未及时收回,给机构造成损失由其负责。
 本规定自2013年3月18日起施行。