部门及职位职责

一、理事会

（一）职责概要

  本单位设理事会，其成员为5人。理事会是本单位的决策机构。理事会构成人员名单及职务如下：周巍（理事长）、陈剑飞（理事）、陈贤妍（理事兼总干事）、黄惠妍（理事）、刘军（理事）。

   理事每届任期5年，任期届满，可连选连任。理事成员本届任期为2015年7月至2020年6。

（二）工作内容

1、修改章程；

2、战略发展规划；

3、年度财务预算、决算方案；

4、本单位的分立、合并或终止；

5、罢免、增补理事、监事；

6、内部机构的设置；

7、制定内部管理制度；

8、从业人员的薪酬福利。

二、监事会

（一）职责概要

  本单位设1名监事，监事会人员为陆有雄（监事），监事由理事会推选产生。监事会主要检查机构财务;对理事会、管理人员进行监督,对违反法律、法规以及机构章程或理事会决议的管理人员提出罢免建议等 。

  监事在举办者（包括出资者）、本单位从业人员或有关单位推荐的人员中产生或更换。监事会中的从业人员代表由单位从业人员民主选举产生。本单位理事、财务负责人，不得兼任监事。本届监事任期为2015年7月至2020年6月。

（二）工作内容

1、检查本单位财务；

2、对本单位工作人员违反法律、法规或章程的行为进行监督；

3、当本单位工作人员的行为损害本单位的利益时，要求其予以纠正；

监事列席理事会会议，但无表决权。

三、总干事
（一）职责概要
    负责拟定机构发展计划及各阶段发展目标；统筹、管理机构日常事务，协调各个部门的工作开展，确保机构的正常运作；跟进机构各项大型活动及项目的开展；负责机构与社会各界的联系。
（二）工作内容
1、掌握机构发展动态，拟定机构发展目标以及发展计划；
2、组织各个部门制定部门管理制度以及部门年度发展目标及工作计划；
3、统筹机构日常事务，对存在的问题及时提出整改方案或转介给相关部门解决；
4、定期召开管理层会议，传达机构理事会各项决策决定，了解各部门运作情况； 
5、积极了解社会各界和行业发展动态，定期走访用人单位,参与各项社会交流活动，为机构谋求更多的发展空间和资源；
6、构思各类项目和主题活动的开展，同时跟进机构各项大型活动或项目的开展，确保活动或项目的顺利进行。

四、行政部
（一）职责概要
    负责机构日常行政管理、沟通协调工作；机构会议的组织、筹备工作，做好会议记录；机构办公环境、办公用品、办公设备的维护和管理工作；机构车辆日常调度工作；机构文化宣传工作；对外接待及宣传工作；机构的资质申报管理工作；资产管理工作；机构的人事招聘与管理的工作；印章管理、书籍管理。
（二）部门具体工作
1、负责统筹行政部的整体工作。
2、人力资源

（1）机构规章制度建设
根据机构服务开展的需要，制定人力资源战略规划，确定各部门的职责及权责划分，明确各个部门的岗位需求，同时制定岗位职责说明书；
依据机构实际情况，制定并逐步更正和完善机构人事管理制度，包括考勤制度、招聘与录用制度、晋升制度与薪酬福利制度等；
配合机构的运作模式以及其他部门的工作职权，制定本部门的工作制度。

（2）招聘与录用
 配合机构年度发展目标和用人需求，制定招聘计划，根据机构招聘制度和招聘计划实施招聘活动，包括招聘简章的撰写与媒体发布、招聘资料的准备、应聘者的接待与筛选、应聘信件的处理、面试应聘者、组织应聘者进行测试、发放录取通知等。
负责对劳动法规进行宣传解释；与同工签订或续订劳动合同；处理一般劳动纠纷，并及时向上级汇报；应对机构的劳动调节、仲裁及诉讼。
办理入职手续，对新进同工试用期的工作给予指导并协助进行考核，及时做出适当的调配。
（3）人事资料档案的管理
     对机构同工的资料档案（包括履历表、身份证复印件、资格证书扫描件、劳动合同）进行整理、分类和保存； 填写并保留相关的人事报表（包括每月考勤表、每月社工在岗情况统计表、请假单、加班单、离职单）；对机构有关人事决策决定的资料进行收集和归档。
（4）请休假审批
    负责机构同工的请假审批； 负责监管和统计同工的考勤情况，编制同工出勤月报表；负责机构同工加班、调休时间的审定和批准。
（5）实习生管理
负责社会工作实习生的专业实习工作，定期召开实习生会议，评估专业实习工作。
（6）负责机构物资采购及固定资产的管理
（7）薪酬福利管理
向同工说明、解释、执行机构的薪酬制度，依政府相关文件规定、社会生活水平、社工行业工资水平情况以及机构政策，制定合理的同工薪酬办法，依据各方面的变化及时提出调整同工薪酬方案的建议，积极落实各项同工福利。
（8）负责机构印章管理工作。
（9）总干事交代的其他工作。
3、公共关系
（1）传播管理
    建立信息发布平台，包括网站、论坛、微信、邮箱等发布渠道，及时更新行业最新资讯；筹划、组织各类倡导或推介型的大型活动；
   管理广东省社会工作管理系统、登记系统、继续教育系统、东莞市社工信息管理系统；维护机构形象，对已出现的公关危机及时汇报并处理；保持与新闻媒体的良好沟通合作。
（2）会议管理
   组织实施机构行政例会、同工例会等会议，并统筹记录整理工作；负责保持机构整洁、卫生。
（3）资质申报及管理
 及时申报各类资质、荣誉和奖项；登记、管理机构各类资质材料。
（4）组织文化管理
  打造机构人文关怀的氛围，开展节日及同工生日的慰问活动，提升同工归属感。
（5）应急事件应对
  全面参与应急管理工作，协调各部门应对应急事件；降低机构在面对应急时带来的风险，提升应急处理能力。
（6）负责机构同工社保、公积金、意外保险事项的处理。

五、财务部
 （一）职责概要
   根据《民办非企业会计制度》并结合制定财务管理制度及相关财务细则，用以规范机构的财务工作，使机构的财务始终不偏离公益性的原则发展；负责服务系统中财务版块的使用、管理和维护；按时处理日常财务工作。
 （二）工作内容
1、制定机构财务管理制度及相关财务细则；
2、执行机构制定的薪酬福利制度，并对薪酬福利说明解释；依据各方面的变化及时提出调整同工薪酬方案的建议，积极落实各项同工福利；
3、处理账务；
4、编制会计凭证和会计报表，装订会计凭证；
5、每月上报税务资料；
6、处理现金以及银行报销单据，编制现金银行日记账；
7、负责管理政府购买社工服务经费的资金跟进、使用；
8、保管使用财务印章、票据、记账凭证、账簿等；
9、发放机构全体同工工资。
（三）其他工作
1、与行政部协调机构全体员工调动情况以及相关福利发放工作；
2、与服务部协调社工活动报销工作的核定，以及服务合同中涉及财务相关工作；
3、协调绩效发放及各项评估工作安排；
4、协调督导的任免与补贴发放工作。

六、服务部
（一）职责概要负责机构各服务点的服务计划、服务执行、服务监控和服务产出数据收集等工作；负责机构督导和培训工作；参与、协调研究做好科研和服务评估；并对机构各项制度、服务质量等工作建言献策。
（二）主要工作内容
1、服务计划
（1）负责各服务点招投标工作，并跟进合同的签订及管理；
（2）指导各服务点进行需求调研，并根据实际情况，制定每周、月及年度服务计划；
（3）指导各服务点进行资源分析、目标制定、项目指派和物资投入等安排。
2、服务执行
（1）审批各服务点服务计划、经费及团队建设申请；
（2）指导各服务点具体服务的开展和转介、服务资料的及时归档和规范；
（3）协调行政部、财务部等部门提供对应的服务支持。
3、服务监控
（1）定期对各服务点服务数据进行汇总及检视，做好日常监察；
（2）指导做好服务意见收集及投诉、利益相关方管理工作；
4、服务产出
（1）负责各类服务数据的统计和呈报；
（2）做好经典案例汇编、研究发表、政策倡导等工作；
5、服务评估
（1）做好服务点团体评估和第三方评估；
（2）组织各服务点进行个人评估工作；
（3）对评估不合格的同工进行跟进、调岗、辞退建议等工作。
6、督导与培训
（1）负责机构督导的组织与管理，做好督导每月呈报工作；
（2）负责组织机构层面的培训，做好同工的培训审批工作；
（3）服务管理系统的研发、使用、管理和维护。