东莞市绿叶社会工作服务中心财务管理制度
第一章 会计核算制度
一、中心执行《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。
二、机构采用国家规定的会计制度的会计科目和会计报表，并按有关的规定办理会计事务。
三、记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制。
四、机构所发生的债权、债务、收入和费用等应按实际收付的货币记账，以人民币为记账位币。人民币同其他货币折算，按国家规定的会计制度规定办理。
五、会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。记载、书写必须使用黑色油性笔填写，不得用铅笔及圆珠笔书写。
六、对同一时期的各项收入及与其相关联的成本、费用都必须在同一时期内反映，如应付工资、应提折旧等均按规定时间进行，不应提前或延后。
七、机构采用的会计处理方法，前后各期必须一致，非理事会同意，任何人不得随意改变。
八、机构主要的会计报表有如下几种：
（一）资产负债表（年、季、月）；
（二）业务活动表（年、季、月）；
（三）现金流量表（年）。
第二章 货币资金管理制度
一、货币资金包括库存现金、银行存款和其他货币资金等。
二、现金是指机构的库存现金，包括人民币现金和外币现金。
（一）金额较大且短期内不使用的现金应当存送开户银行；
（二）机构支付现金，可以从库存现金中提取，库存现金不足时，先从开户银行提取备用金，再从备用金中支付所需现金。
三、不准使用不符合国家统一会计制度的凭证顶替库存现金，即不得“白条顶库”；不准谎报用途套取现金；不准用银行账户代替其他单位和个人存入或支取现金。
四、现金的库存限额。现金的库存限额是指按照银行现金管理规定，由开户银行核定的企业现金的库存最高额度。现金的库存限额由开户单位提出申请，由开户银行审查核定。现金的库存限额原则上根据机构3至5天的日常零星开支的需要确定,但最高不超过15天。
五、现金的使用范围：
（一）职工的工资，津贴。
（二）个人劳务报酬。
（三）根据国家规定颁发给个人的科学技术，文化艺术，体育等各种奖金。
（四）各种劳保，福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。
（五）向个人收购农副产品和其他物资的价款。
（六）出差人员必须随身携带的差旅费。
（七）结算起点以下的零星开支。
（八）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
六、机构平日提取现金、转账等业务发生时使用支票。机构使用支票时，应如实填写支票的用途，由机构财务部负责人签字及理事长签字（或签章），并加盖公章，报开户银行审查批准后予以办理。现金支票只能用于支取现金；转账支票只能用于转账；普通支票既可以用于支取现金，也可以用于转账。支票的提示付款期限为自出票日起10日，中国人民银行另有规定的除外。
七、机构按规定设置现金日记账和银行存款日记账。按照业务发生顺序逐日逐笔登记。在开户银行开设的不同账号的基本户与子账户应分别列算。
八、现金的核算应当做到日清月结，其账面余额必须与库存数相符；银行存款的账面余额应当与银行对账单定期核对。
第三章 费用开支控制制度
一、费用是指民间非营利组织为开展业务活动所发生的、导致本期净资产减少的经济利益或者服务潜力的流出。费用应当按照其功能分为业务活动成本、管理费用、筹资费用和其他费用等。
二、业务活动成本，是指机构为了实现其业务活动目标、开展活动或者提供服务所发生的费用。机构所从事的项目、提供的服务或者开展的业务所需之相关费用全部归集在“业务活动成本”项目下进行核算和列报。
三、管理费用，是指机构为管理其业务活动所发生的各项费用。包括机构理事会经费和行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、社会保险费，以及会议费、印刷宣传费、管理人员因工的差旅费（交通、食宿和餐饮）、专家顾问费、办公费、水电费、通讯费、折旧费、维修费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。其中，福利费应当依法根据民间非营组织的管理权限，按照理事会或类似权力机构等的规定据实列支。
四、其他费用，是指民间非营利组织发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或者筹资费用中的费用，包括固定资产处置净损失、无形资产处置净损失等。
五、机构的某些费用如果属于多项业务活动或者属于业务活动、管理活动或其他费用等共同发生的，而且不能直接归属于某一类活动，应当将这些费用按照合理的方法在各项活动中进行分配。
六、机构发生的业务活动成本、管理费用、筹资费用和其他费用，应当在实际发生时按其发生额计入当期费用。
七、凡报销需经下列审批程序：
（一）报销人、证明人分别使用黑色油性水笔或签字笔在发票背面签字，发票必须明晰明确并附明细清单；
（二）报销人填写《费用报销审批单》；
（三）由财务确定单据是否齐全；
（四）提交“活动计划预算表”，待相关部门确定与活动计划是否相附，进行初审批；
（五）由服务点负责人或领域负责人在“部门审核”处审核签名；
（六）由总干事在“领导审批”处审核签名确认；
八、上述开支的必须支出，如情况紧急，需先致电请示相关部门负责人，得其同意后方可予以预支，待活动结束时应及时补办相关手续。
九、员工个人因私借款情况，看具体情况再作审批。
第四章 资产管理制度
一、资产，是指过去的交易或者事项形成并由民间非营利组织拥有或者控制的资源，该资源预期会给民间非营利组织带来经济利益或者服务潜力。资产应当按其流动性分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和受托代理资产等。
二、对于机构接受捐赠的现金资产，应当按照实际收到的金额入账。对于接受捐赠的非现金资产，如接受捐赠的短期投资、存货、长期投资、固定资产和无形资产等，应当按照以下方法确定其入账价值：
（一）如果捐赠方提供了有关凭据（如发票、报关单、有关协议等）的，应当按照凭据上标明的金额，作为入账价值。如果凭据上表明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，受赠资产应当以其公允价值作为其实际成本。
（二）如果捐赠方没有提供有关凭据的，受赠资产应当以其公允价值作为入账价值。
对于民间非营利组织接受的劳务捐赠，不予确认，但应当在会计报表附注中作相关披露。
三、固定资产是指同时具有以下特征的有形资产：
（一）为行政管理、提供服务、生产商品或者出租目的而持有的；
（二）预计使用年限超过1年；
（三）单位价值为500元及以上。
四、固定资产在取得时，应当按取得时的实际成本入账。取得时的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出。固定资产取得时的实际成本应当根据以下具体情况分别确定：
（一）外购的固定资产，按照实际支付的买价、相关税费以及为使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可直接归属于该固定资产的其他支出（如，运输费、安装费、装卸费等）确定其成本。
如果以一笔款项购入多项没有单独标价的固定资产，按各项固定资产公允价值的比例对总成本进行分配，分别确定各项固定资产的成本。
（二）自行建造的固定资产，按照建造该项资产达到预定可使用状态前所发生的全部必要支出确定其成本。
第五章 预算和决算制度
一、每年年初由财务部统计上年各费用使用情况，并编制上年费用总结，编制采购计划和预算表报理事会审批；
二、其他行政部门应根据当期工作需要，向财务部提出物品申购，由财务部报理事会同意后，再安排相关物品采购。
三、各领域服务点所使用的活动经费，先由服务点组长（负责人）制定采购计划后，先上报相关部门审批，金额较大时（1000元以上）直接报理事长审批，理事长同意后方由财务拨款至各服务点进行购买；
四、采购价值在500元以上的物品要有2人以上共同办理；采购价值一万元或以上的固定资产前务必货比三家并报批机构理事长通过后方可购置。
第六章 会计档案管理
一、 凡是本机构的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。
二、 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明年月日起止、册数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、出纳、记账），由机构财务部主任指定专人归档保存，归档前应加以装订。
三、 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由机构总干事指定专人保管，并分类填制目录，且保管期限至少为15年。
四、 会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经财务部主任批准。
第七章 印章管理制度
一、印章的使用应遵循“明确责任、严格审批、合理使用、妥善保管”的原则。
二、这里的印章指机构银行财务章、法人私章、地税发票专用章。
三、由机构财务负责人负责印象的监督管理工作，并不定期检查印章的使用情况及保管情况。
四、银行财务章、地税发票专用章由机构出纳保管，法人私章由机构总干事保管，且需存放于指定地点。
五、印章保管人因请假等原因，需临时请他人代管印章的，应履行代保管手续，并注明代保管时间和代保管人；在原保管人回到岗位后，应立即将印章归还原保管人。
六、印章保管人离职或变动时，需办理相关印章交接手续，由总干事监督进行交接或收回，交接时应记录相应交接的时间、人员、枚数、名称。
七、如机构名称变更或印章受损时，需及时更换相应印章，并通知各有关单位。
八、印章如有丢失、损坏、被盗、误用等情况，应立即书面向总干事汇报，并采取相应的补救措施。
第八章 工资奖金
一、机构员工年度工资标准，由理事会参照《东莞市2011年公益性社会组织社会工作者薪酬指导价位表》及章程的规定拟订。
二、在职员工奖励方法，参照最新《东莞市绿叶社会工作服务中心薪资结构表》实施。
第九章 支出审批制度
一、本制度主要为资金支出方面审批及审批权限管理规定与流程，其他未涉及规定均按相关制度执行，与其相配套的制度有本机构的《东莞市绿叶社会工作服务中心服务经费使用管理制度》，本制度有规定的一律按本制度执行。
二、资金支出管理规定
1、各级负责人应严格按照制度进行审核报销，要严把审批关，掌握所管部门费用的实际情况。
2、审批权限：
（1）同工业务活动支出时需获得服务点负责人、督导批准后报总干事审批，总干事单张报销单审批权限上限为1000元内；
（2）若一次性费用支出额超过1000元的，需理事长审批同意方可发生；
（3）若为购置价值在1000元以内固定资产的，需要总干事审批同意后方可发生。购置1000元或以上的固定资产，需要理事长审批同意后方可发生。
三、项目款项应专款专用，申请部门在实施当中要节省费用开支，造成浪费的要追究当事人责任。
四、财务部跟踪实施过程，并进行监督，发现问题及时上报理事会。
第十章 附 则
一、本制度自2018年1月1日起施行。
二、其他未尽事宜按照国家有关法律、法规严格执行。
三、本制度的解释权归东莞市绿叶社会工作服务中心所有。
东莞市绿叶社会工作服务中心服务经费使用管理制度
为规范机构财务行为，确保财政资金使用效率和规范，根据《民间非营利组织会计制度》、《会计基础工作规范》、《会计档案管理办法》及《东莞市政府购买社会工作服务资金使用管理办法（试行）》，根据机构具体情况，制定本制度。
一、票据
1、取得的各种票据必须真实、完整、合法合规；
2、开具增值税专用发票需要填写机构的完整信息（发票抬头全称：东莞市绿叶社会工作服务中心；纳税人识别号：52441900597421499E；地址：东莞市黄江镇袁屋围越秀街62号；电话：0769-83628600；开户账号：7449710182600010179；开户银行：中信银行黄江支行），增值税普通发票填写发票全称及纳税人识别号即可；
3、票据应具备以下几个条件：
（1） 发票下方有加盖开具单位发票专用章，购物清单需与发票开具单位为同一家。实际情况中如遇同一家商店，发票章与购物清单章不一致的，则在购物清单上加盖发票章；
（2）在东莞市内开展的活动，购买物资的票据则应该是由市内商店开具（如超市开具发票需回收小票，请将小票拍照后打印作为原始凭证；所有小票均需复印）。若是通过互联网采购物资，发票可以是实际发货商的发票，但必须同时附上发货单和网上截图作为原始凭证一同报销；
（3）所有原始凭证背面都必须由证明人、报销人及负责人签字，若该领域无负责人，则由该领域组长签字确认，负责人只签最外张原始凭证（所有签名均使用黑色签字笔）；
（4）票据日期需早于活动开展日期，购物清单、小票与发票开具日期相隔时间不得超过一个月，购物清单的抬头也必须是完整的发票抬头名称及日期（没有写上均不报销）；
（5）发票内容应按照活动计划书物资预算情况一致，不得虚列开支；
4、自取得票据起2个月内必须报销，当年票据须在当年报销，不得跨年报销，逾期不予受理；
5、票据遗失不能以各种书面证明或使用其他票据代替报销；
6、票据单笔超过1000元的大额费用必须联系机构财务由机构对公账户转出，未与机构联系擅自大额支出费用的，不予报销。
二、各项费用报销要求、审批流程及额度
1、审批流程：同工填制报销单后由该领域财务统一收集，领域财务应预先审核报销单，审核完成后交服务点负责人或领域负责人在“部门审核”处审核签名，然后报送机构，由财务部进行审核签名，财务部审核签名后交由总干事在“领导审批”处审核签名，经总干事批示后方可报销。总干事报销的需由理事长审核签名方可报销。总干事审批的单张报销单金额上限为1000元内，1000元或以上的需由理事长审批。
2、交通费：开展服务、活动、会议、培训等所需的交通费，据实报销，一事一报。每换乘路段注明车站站点及金额，报销票据金额与每一程票据金额必须一致，严禁出现替票情况。严控的士票，开展服务禁止使用加油票报销。凡交通费（乘坐公交车、出租车、滴滴、地铁、大巴等）须附上交通路线表，严禁使用车票号码、时间连续性并无正当理由的票据，出租车票不能使用以往无金额、日期、车牌号的旧票。交通费分以下几类情况划分：
★报销面单采用《费用报销单》，内附《交通路线表》的报销类有：
（1）服务类：指开展服务中产生的交通费，如运输活动物资的交通费，志愿者交通费等活动实际费用，按实际发生的票据报销，须附上开展活动证明材料。
★报销面单采用《差旅费报销单》，内附《交通路线表》的报销类有：
（1）走访类：指开展服务走访过程中产生的交通费，需提供相关的服务记录证明材料。如个案走访交通费务必附上走访记录；
（2）会议类：指非活动产生的交通费，包括参加机构例会交通费、组长会议交通费、中层管理人员会议交通费等，务必附上会议通知文件；
（3）培训类：指同工参加机构组织的培训所产生的交通费，报销时需附上培训通知、课件（如有）、人员签到名单或培训照片；
（4）差旅类，机构指派同工出差工作产生的交通差旅费用，报销时需附上相应证明材料。
3、宣传费：宣传单张、宣传册、季刊、X展架、易拉宝等宣传类物品请先填写宣传用品申请单后由总干事审批，报销时需附上宣传用品申请单、复印宣传单/册封面或直接附上宣传单/册原件（一张）以作佐证使用。
4、办公费：先填写办公用品申请单后由总干事审批，报销时需附上办公用品申请单和合法票据据实报销。
5、食品费：开展活动中产生的食品费，报销时需附上合法票据、活动财务预算、活动财务报告据实报销。
6、固定资产：固定资产单价在500元及以上的必须进行登记，采购价值一万元或以上的固定资产前务必货比三家并报批机构理事长，固定资产登记表应列明固定资产的种类、品牌、金额、使用地点，并将相关资产编号写在发票背面。
7、专家劳务费：专家劳务费是指临时聘请咨询专家的费用、费用支出应按照《东莞市市直党政机关和事业单位国内培训费管理办法》（东财〔2015〕79号）文件要求，副高级技术职称专业人员每半天不超过1000元，正高级技术职称专业人员每半天不超过2000元，院士、全国知名专家每半天不超过3000元的标准发放。如邀请市内督导助理、见习督导和督导的原则上每半天不超过300元并需提前报民政局审批方可邀请督导。报销时保留证明专家身份及能力的资料、银行卡复印件、工作内容和时间记录、劳务费支付表等。劳务费支付表应列明领取人姓名、身份证号码、职称、工作时间、联系电话、劳务费金额、转账凭证等内容（务必由机构对公账户转出）并需要出具劳务发票。
8、外聘的临时工作人员：如开展活动中需对外发放补贴（临时工作人员补贴、讲师补贴等），必须由机构对公账户转账。参照《东莞市政府购买社会工作服务资金使用管理办法（试行）》的文件要求“对于个别服务活动外聘的临时工作人员补贴应按实际工作时间及我市物价水平，在预算范围内据实发放，原则上每半天不超过300元。应当保留工作内容和时间记录、劳务费支付表等。劳务费支付表应列明领取人姓名、身份证号码、职称、工作时间、联系电话、劳务费金额、转账凭证等内容”。机构要求外聘临时工作人员务必事先向机构报备，原则上不建议聘请港、澳、台临时工作人员，所有外聘的临时工作人员必须自行前往税局（机构所属地税局或临时工作人员所属地税局）开具劳务发票，再由机构公账转给其账户，未经机构允许不得擅自聘请临时工作人员。
9、志愿者补贴：凡活动中招募志愿者开展活动，根据原始票据据实补贴交通费、误餐费（原则上每人每天误餐费不超过30元、交通费不超过20元），要求补贴支付表应列明领取人姓名、身份证号码、服务时间、服务内容、联系电话、补贴金额、领取人员签字等内容。不得向志愿者以现金形式或转账形式发放补贴。
10、物品发放：服务中涉及单价在100元或以上物品发放的，须填《服务对象受益确认书》（必须服务对象手写签名并附上2张现场发放照片证明）；发放单价少于100元的零星物品的，须填《零星物品发放表》（无须服务对象签名，但要附上2张现场发放照片证明）。
11、低尝收费：各服务点如计划开展低尝收费服务，必须向机构总干事申请获得批准后方可开展。低尝收费的开支财务信息定期在服务点公告栏和机构网站进行公示。涉及聘请临时劳务人员的劳务费需开具对应的劳务发票。
12、服务点办公/宣传用品申请：办公用品是指服务点所需要用到机构费用去采购的物资，如纸、墨、笔、碳粉等机构财务方面所规定的办公用品。宣传用品是指服务点所需要用到机构费用去采购的物资，如横幅、X展架、领域宣传用册、宣传纸等机构财务方面所规定的宣传用品。申请办公/宣传用品需填写《办公/宣传用品申请单》，申请单必须是各驻点的负责人通过邮件发到机构邮箱，机构服务部或总干事批准后方可购买。报销时必须附上手写签名的申请单。
三、规范填写报销单
1、报销单日期：（1）按发票日期直接填写，如同时附有多张发票，则按发票最后日期填写；（2）如报销本月已过，报销单日期改写下月初（注意发票报销日期，如1月的票据，报销单日期最迟出现在2月）；
2、报销部门：所属项目/中心全称；
3、项目和内容：活动名称+报销内容
（1）报销内容分为：宣传用品（横幅、X展架、季刊、宣传单张/册等）；（2）材料费（用于开展活动的物资、礼品等）；交通费（开展活动交通费、参加会议、培训、走访交通费等）；（3）办公费（办公用品、邮电费等），如有具体的物品，请直接写上名称。报销单每一类别分别填写一行，如一行无法填写完整内容，则另起一行填写；
4、小写：按每一项报销横行填写小写金额；
5、合计：小写合计列填写总报销小写金额，前面用“¥”；
6、合计人民币大写：正确填写金额大写，前面用“¥”。大写数字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零；
7、附原始凭证：凡所附报销单后的总张数（含发票、收据/小票、活动计划书、活动财务报告、各类附件）；
8、报销人自行填写报销单，右下角“报销人”及“领款人”都必须由本人填写，活动报销时，活动负责人与报销人一致。需把所有原始凭证粘贴在报销单背面；
9、票据粘贴方法：（1）每张票据正面朝上，长度与宽度不得超过报销单，超出部分请自行裁剪或折叠，票据左边沿报销单左边用固体胶粘贴整齐；（2）每张收据/小票对应的发票粘贴在一起；（3）交通票据按照金额大小依次粘贴成阶梯形状；（4）原始凭证不能使用订书机、回形扣等坚硬物装订粘贴。
10、填写报销单须做到标准、规范，数字正确、字迹清晰、不错漏、不潦草、不得自造简化字、不能涂改；
11、所有报销均需含有完整的报销单面单（费用报销单或差旅费报销单）、发票、小票/购物清单、申请单（办公用品申请单、宣传用品申请单、活动财务预算等）。其他相关证明材料或附件、活动计划书及活动财务报告，开展活动采购物资时严格按照计划书预算实施，活动计划书与实际发生费用差额幅度在±10%范围内，若超出或低于范围值则需附相应说明，通过后方可购买相应物资。严谨虚列开支的情况出现；
12、整理原始单据、填写报销单不符合规定的，财务直接退回报销单要求报销人重新整理及填写，于5天内整改重新提交，逾期不提交并未预先报备的，一概不予受理。
13、活动/小组计划书的财务预算签名审批日期要比活动开展日期早，财务报告日期不迟于报销单日期。
14、发票日期两个月内，必须把发票上交至机构财务部进行报销，逾期交单者将不予以报销！即一张1月1日的发票，在保证发票没有任何问题的前提下，必须在2月29（28）日前填写好报销单交上交至机构财务部。
四、捐赠收入管理流程
若服务点有捐赠收入，务必先向总干事报备，总干事同意后责令负责人员制定捐赠费用使用方案、预算、捐赠协议等。签订捐赠协议时必须有机构管理人员到现场，拍照留底以作为佐证材料。捐赠费用由捐赠方对公转账或现金存入机构账户，机构财务确认收到捐赠款后到票据中心开具“公益事业捐赠专用收据”。捐赠款由机构和同工负责监管使用，并定期公示捐赠款使用情况。
东莞市绿叶社会工作服务中心
2018年1月1日