东莞市绿叶社会工作服务中心财务管理制度
第一章 会计核算制度
一、中心执行《中华人民共和国会计法》和《民间非营利组织会计制度》等法律法规关于会计核算一般原则、会计凭证和账簿、内部审计和财产清查、成本清查等事项的规定。
二、机构采用国家规定的会计制度的会计科目和会计报表，并按有关的规定办理会计事务。
三、记账方法采用借贷记账法。记账原则采用权责发生制。
四、机构所发生的债权、债务、收入和费用等应按实际收付的货币记账，以人民币为记账位币。人民币同其他货币折算，按国家规定的会计制度规定办理。
五、会计凭证、账簿、报表中各种文字记录用中文记载，数目字用阿拉伯数字记载。记载、书写必须使用黑色油性笔填写，不得用铅笔及圆珠笔书写。
六、对同一时期的各项收入及与其相关联的成本、费用都必须在同一时期内反映，如应付工资、应提折旧等均按规定时间进行，不应提前或延后。
七、机构采用的会计处理方法，前后各期必须一致，非理事会同意，任何人不得随意改变。
八、机构主要的会计报表有如下几种：
（一）资产负债表（年、季、月）；
（二）业务活动表（年、季、月）；
（三）现金流量表（年）。
第二章 货币资金管理制度
一、货币资金包括库存现金、银行存款和其他货币资金等。
二、现金是指机构的库存现金，包括人民币现金和外币现金。
（一）金额较大且短期内不使用的现金应当存送开户银行；
（二）机构支付现金，可以从库存现金中提取，库存现金不足时，先从开户银行提取备用金，再从备用金中支付所需现金。
三、不准使用不符合国家统一会计制度的凭证顶替库存现金，即不得“白条顶库”；不准谎报用途套取现金；不准用银行账户代替其他单位和个人存入或支取现金。
四、现金的库存限额。现金的库存限额是指按照银行现金管理规定，由开户银行核定的企业现金的库存最高额度。现金的库存限额由开户单位提出申请，由开户银行审查核定。现金的库存限额原则上根据机构3至5天的日常零星开支的需要确定。
五、现金的使用范围：
（一）职工的工资，津贴。
（二）个人劳务报酬。
（三）根据国家规定颁发给个人的科学技术，文化艺术，体育等各种奖金。
（四）各种劳保，福利费用以及国家规定的对个人的其他支出。
（五）向个人收购农副产品和其他物资的价款。
（六）出差人员必须随身携带的差旅费。
（七）结算起点以下的零星开支。
（八）中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
六、机构平日提取现金、转账等业务发生时使用支票。机构使用支票时，应如实填写支票的用途，由机构财务部负责人签字及理事长签字（或签章），并加盖公章，报开户银行审查批准后予以办理。现金支票只能用于支取现金；转账支票只能用于转账；普通支票既可以用于支取现金，也可以用于转账。支票的提示付款期限为自出票日起10日，中国人民银行另有规定的除外。
七、机构按规定设置现金日记账和银行存款日记账。按照业务发生顺序逐日逐笔登记。在开户银行开设的不同账号的基本户与子账户应分别列算。
八、现金的核算应当做到日清月结，其账面余额必须与库存数相符；银行存款的账面余额应当与银行对账单定期核对。
第三章 费用开支控制制度
一、费用是指民间非营利组织为开展业务活动所发生的、导致本期净资产减少的经济利益或者服务潜力的流出。费用应当按照其功能分为业务活动成本、管理费用、筹资费用和其他费用等。
二、业务活动成本，是指机构为了实现其业务活动目标、开展活动或者提供服务所发生的费用。机构所从事的项目、提供的服务或者开展的业务所需之相关费用全部归集在“业务活动成本”项目下进行核算和列报。
三、管理费用，是指机构为管理其业务活动所发生的各项费用。包括机构理事会经费和行政管理人员的工资、奖金、住房公积金、社会保险费、以及会议费、办公费、水电费、通讯费、差旅费、折旧费、维修费、租赁费、无形资产摊销费、资产盘亏损失、资产减值损失、因预计负债所产生的损失、聘请中介机构费等。其中，福利费应当依法根据民间非营组织的管理权限，按照理事会或类似权力机构等的规定据实列支。
四、其他费用，是指民间非营利组织发生的、无法归属到上述业务活动成本、管理费用或者筹资费用中的费用，包括固定资产处置净损失、无形资产处置净损失等。
五、机构的某些费用如果属于多项业务活动或者属于业务活动、管理活动或其他费用等共同发生的，而且不能直接归属于某一类活动，应当将这些费用按照合理的方法在各项活动中进行分配。
六、机构发生的业务活动成本、管理费用、筹资费用和其他费用，应当在实际发生时按其发生额计入当期费用。
七、凡报销需经下列审批程序：
（一）报销人、证明人分别使用黑色油性水笔或签字笔在发票背面签字，发票必须明晰明确并附明细清单；
（二）报销人填写《费用报销审批单》；
（三）由财务确定单据是否齐全；
（四）提交“活动计划预算表”，待相关部门确定与活动计划是否相附，进行初审批；
（五）由服务点负责人或领域负责人在“部门审核”处审核签名；
（六）由总干事在“领导审批”处审核签名确认；
八、上述开支的必须支出，如情况紧急，需先致电请示相关部门负责人，得其同意后方可予以预支，待活动结束时应及时补办相关手续。
九、员工个人因私借款情况，看具体情况再作审批。
第四章 资产管理制度
一、资产，是指过去的交易或者事项形成并由民间非营利组织拥有或者控制的资源，该资源预期会给民间非营利组织带来经济利益或者服务潜力。资产应当按其流动性分为流动资产、长期投资、固定资产、无形资产和受托代理资产等。
二、对于机构接受捐赠的现金资产，应当按照实际收到的金额入账。对于接受捐赠的非现金资产，如接受捐赠的短期投资、存货、长期投资、固定资产和无形资产等，应当按照以下方法确定其入账价值：
（一）如果捐赠方提供了有关凭据（如发票、报关单、有关协议等）的，应当按照凭据上标明的金额，作为入账价值。如果凭据上表明的金额与受赠资产公允价值相差较大的，受赠资产应当以其公允价值作为其实际成本。
（二）如果捐赠方没有提供有关凭据的，受赠资产应当以其公允价值作为入账价值。
对于民间非营利组织接受的劳务捐赠，不予确认，但应当在会计报表附注中作相关披露。
三、固定资产是指同时具有以下特征的有形资产：
（一）为行政管理、提供服务、生产商品或者出租目的而持有的；
（二）预计使用年限超过1年；
（三）单位价值为500元及以上。
四、固定资产在取得时，应当按取得时的实际成本入账。取得时的实际成本包括买价、包装费、运输费、交纳的有关税金等相关费用，以及为使固定资产达到预定可使用状态前所必要的支出。固定资产取得时的实际成本应当根据以下具体情况分别确定：
（一）外购的固定资产，按照实际支付的买价、相关税费以及为使固定资产达到预定可使用状态前所发生的可直接归属于该固定资产的其他支出（如，运输费、安装费、装卸费等）确定其成本。
如果以一笔款项购入多项没有单独标价的固定资产，按各项固定资产公允价值的比例对总成本进行分配，分别确定各项固定资产的成本。
（二）自行建造的固定资产，按照建造该项资产达到预定可使用状态前所发生的全部必要支出确定其成本。
第五章 预算和决算制度
一、每年年初由财务部统计上年各费用使用情况，并编制上年费用总结，编制采购计划和预算表报理事会审批。
二、其他行政部门应根据当期工作需要，向财务部提出物品申购，由财务部报理事会同意后，再安排相关物品采购。
三、各领域服务点所使用的活动经费，先由服务点组长（负责人）制定采购计划后，先上报相关部门审批，金额较大时直接报理事会审批，理事会同意后方由财务拨款至各服务点进行购买。
四、采购价值在500元以上的物品要有2人以上共同办理；采购价值一万元或以上的固定资产前务必货比三家并报批机构理事长通过后方可购置。
第六章 会计档案管理
一、 凡是本机构的会计凭证、会计账簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料，均应归档。
二、 会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册，标明月份、季度、年起止、号数、单据张数，由会计及有关人员签名盖章（包括制单、审核、记账、主管），由机构财务部主任指定专人归档保存，归档前应加以装订。
三、 会计报表应分月、季、年报、按时归档，由机构总干事指定专人保管，并分类填制目录，且保管期限至少为15年。
四、 会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经财务部主任批准。
第七章 印章管理制度
一、印章的使用应遵循“明确责任、严格审批、合理使用、妥善保管”的原则。
二、这里的印章指机构银行财务章、法人私章、地税发票专用章。
三、由机构财务负责人负责印象的监督管理工作，并不定期检查印章的使用情况及保管情况。
四、银行财务章、地税发票专用章由机构会计主管，法人私章由机构出纳主管，且需存放于指定地点。
五、印章保管人因请假等原因，需临时请他人代管印章的，应履行代保管手续，并注明代保管时间和代保管人；在原保管人回到岗位后，应立即将印章归还原保管人。
六、印章保管人离职或变动时，需办理相关印章交接手续，由总干事监督进行交接或收回，交接时应记录相应交接的时间、人员、枚数、名称。
七、如机构名称变更或印章受损时，需及时更换相应印章，并通知各有关单位。
八、印章如有丢失、损坏、被盗、误用等情况，应立即书面向总干事汇报，并采取相应的补救措施。
第八章 工资奖金
一、机构员工年度工资标准，由理事会参照《东莞市2011年公益性社会组织社会工作者薪酬指导价位表》及章程的规定拟订。
二、在职员工奖励方法，参照最新《东莞市绿叶社会工作服务中心薪资结构表》实施。
第九章 支出审批制度
一、本制度主要为资金支出方面审批及审批权限管理规定与流程，其他未涉及规定均按相关制度执行，与其相配套的制度有本机构的《东莞市绿叶社会工作服务中心服务经费使用管理制度》，本制度有规定的一律按本制度执行。
二、资金支出管理规定
1、各级负责人应严格按照制度进行审核报销，要严把审批关，掌握所管部门费用的实际情况。
2、审批权限：
（1）同工业务活动支出时需获得服务点负责人、督导批准后报总干事审批；
（2）总干事报销需理事长审批同意方可发生；
（3）转账资金业务，需经总干事审批同意后方可发生。
三、项目款项应专款专用，申请部门在实施当中要节省费用开支，造成浪费的要追究当事人责任。
四、财务部跟踪实施过程，并进行监督，发现问题及时上报理事会。
第十章 附 则
一、本制度自2017年1月1日起施行。
二、其他未尽事宜按照国家有关法律、法规严格执行。
三、本制度的解释权归东莞市绿叶社会工作服务中心所有。
东莞市绿叶社会工作服务中心财务报销流程
一、经费借支
（一）经费借支流程图：
（二）经费申请所需材料
“服务计划表”+内部借款审批单（以下简称审批单）
1、“服务计划表”属服务部填写范畴，此处不作详解；
2、审批单填写：（按审批单填写顺序）
①[日期]：申请借出经费当天日期；
②[部门]：所属领域、社区综合服务中心、项目；
③[借款人签名]：申请经费本人签名；
④[用途]：申请经费使用的实际用途：开展某活动需要使用经费等，领域申请的可直接写“活动经费”；
⑤[借款金额]：实际借入经费大写；
⑥[￥]：借入经费小写；
⑦[部门负责人审签]：所属领域组长/社区综合服务中心主任/项目负责人签名；
⑧[借款人签字]：申请经费本人签名；
⑨当领域内经费少于500元时，则可向相关部门负责人（社工服务部/行政部/研究部）申请；
⑩借款单填写完毕后需及时归还财务。
注：领域申请服务经费的，需发前一笔经费申请至今的经费使用电子明细账至社工服务部/行政部/研究部，待审批后再拨款下一笔款项。
二、财务报销
（一）费用报销流程图
（二）报销所需材料
“小组/活动财务报告”+票据+报销单
（三）有效票据
1、发票抬头名称必须完整：即东莞市绿叶社会工作服务中心（名片上的名称，注意全称），机构对外只有一个名称；
2、如发票不足，则需用相关类别的发票来替补：车费的收据需用车票来替补、食品的收据需用食品的来替补，其它同理；
3、发票上为 “办公用品”、“用品”、“食品”、“办公文具”等大类项，必须附明细清单：收据或者机打小票、出货单、网购明细等，按实际使用金额报销。当发票上具体写明物品时、则发票=小票，不须另附。
4、开展活动中的需要开支的礼品、食品和餐饮费用，需提前报机构审批。礼品、食品和餐饮费用等单项费用50元（含50元）以下由组长审批；50元至100元（含100元）由社工服务部审批；100元至200元（含200元）由副总干事审批；200元以上的需报总干事审批。
5、开展活动所需的交通费，实行实报实销。反对私车公用，禁止报销加油票。严控的士票报销，需提前报机构审批。50元（含50元）以下由组长审批；50元至100元（含100元）由社工服务部审批；100元至200元（含200元）由副总干事审批；200元以上的需报总干事审批。
6、团建费用报销单填写：直接使用团建活动名称，项目内容仍按之前财务细则填写，不得使用“团建”、“志愿者联谊”等字眼。且团建经费需报总干事审批，活动中的餐费报销不得超总团建费用的25%。
7、机打白色小票，经过长时间，小票上字迹会消失，请自行复印一份，裁剪好后贴在原来白色小票后面），如小票处包含不报销的物品，则直接把其划掉；
8、所有报销票据（含小票）都必须有报销人、证明人签字。若证明人不属领域组长/社区综合服务中心主任/项目负责人中任一人，则需额外增加领域负责人签名（签于最外张发票背面，只签一次）。签名时为装订方便，请尽量靠左中方；
9、按最后收据日期来推算一个月内须开具发票。
（四）报销单填写：（按报销单填写顺序）
1、报销单：机构派发的报销单；
2、[报销单日期]：（1）按发票日期直接填写，如同时附有几张发票，则按最后日期发票填写；（2）如报销本月已过，报销单日期改写下月初。注：请及时报销，按发票的具体日期，无特殊情况前后不得跨2个月），当年的票据必须在当年报销；
3、[项目和内容]：所属领域/社区服务中心名称/项目名称+活动名称+报销内容
报销内容包括：宣传用品（横幅、X展架、领域宣传用册、宣传纸等）/材料费（用于开展活动的物品、礼品等）/交通费（开展活动车费、车费补贴、加油费等）/食品/餐费/办公费/通讯费（办公点网络费、电话等）等，如有具体的物品，请直接写上名称，每一类别分别填写一行；
★凡交通费（公交票、出租出票、加油票）使用车票，须在最外张发票上写明的日期及路线图：如5月21日机构（东城堑头）---黄江梅塘综合服务中心（黄江XX社区），每换乘地点必须标明；
★培训费：必须附培训文件、课程等；
4、[小写]：按每一项报销横行填写小写金额；
5、[合计]：小写合计列填写总报销小写金额，前面用“￥”；
6、[合计人民币]大写：正确填写金额大写，前面用“￥”。大写数字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、零；
7、[附原始凭证]:所有附的票据总张数(含发票、小票)；
8、报销人自行填写报销单，右下角“报销人签字”及“制单”都必须由本人填写，并把票据粘贴报销单背面。
备注：
1、必须用正楷字书写且使用黑色签字笔/油性笔；
2、票据后面签名必须手写签名；
3、数字不连写；
4、报销单的填写不能更改，如填写错误，必须重新填写报销单；
5、每月25号至31号为当月票据报销期（如遇节假日则按假期顺延天数），每个中心/项目须找一位财务负责人实行统一报销，除上述日期外其他会议期间不进行报销。
所有日期都必须严格遵守，逾期不予报销。
（五）报销单范例
三、报销凭证粘贴方法
（一）粘贴原则：
1.在实际工作中原始凭证种类繁多，为便于装订和保管，在填制记账凭证时应对附件进行必要的外形加工。
2.票据粘贴方法多样，粘贴票据时应根据票据的多少、纸张的大小，选择合适的方法。但应以整个单据平整、美观为准。
3.粘贴的票据要求正面朝上，便于审核与日后查阅。
4.纸张大小、金额相同的票据贴在一起。
5.大张的票据只需固定票据的左上角，小张的票据需均匀的粘贴在粘贴单上，不能厚薄不匀。
6.过窄过短或过多的票据，应将票据先粘贴在空白粘贴单上，再附在单据封面后。
（二）粘贴方法：
1.整理票据
2.对票据进行修剪。将有些长度超过报销封面的票据的多余部分剪掉，但不得因此影响原始凭证内容的完整性。修剪完毕后票据大小与报销封面一样（飞机票，保险票据等）
3.过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠。
4.经过修整过的票据附在报销凭证后不应超出单据封面的边沿线。
（三）粘贴步骤：
1.票据张数较多或较小时先将票据粘贴在原始凭证粘贴单上，然后将粘贴单附在报销单据封面后。
2.票据较多时，票据按票面金额、纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上。
四、各中心财务负责人（含岗位、中心、项目）
最迟每月5日前必须把上月报销单交齐。所有单据按日期排好，并在首张写明所属领域、本月交单总数、总金额、按所交单据编制电子版现金日记账，发至所属机构财务邮箱（绿叶：lyjggl@163.com）
五、现金的签收
如中心内直接对外发放现金（含所有），均需包括以下内容：XX活动的XX补贴签收单、货币单位、序号、姓名、身份证号码、金额、签收人本人签名、日期、制表人、审批人（小组/领域负责人）、制表日期等。除特殊情况外统一使用机构制作模版。